SATO社会保険労務士法人について

SATO 社会保険労務士法人の特徴を教えてください。

六本木さん： 札幌の本社に加えて、東京、名古屋、大阪、福岡、沖縄にオフィスを構え、全国で社会保険関連業務の代行サービスを提供しています。特に、各拠点で手続きを行うことで人件費を抑え、サービス料を低く抑えながら、質の高いサービス提供を重視しています。

事務所の強みについて教えてください。

六本木さん： SATOは、1,000名以上の従業員を抱える大規模事業所の社会保険業務代行を得意としています。
例えば、製造業、飲食・小売業など、10,000名以上の従業員を有する大規模事業所のクライアントが数多くあります。一般的な社労士事務所は、主に中小事業所向けのコンサルティングサービスを中心とした社会保険業務代行を提供しており、大規模事業所に特化した代行サービスを提供できる事務所はまだ少ないのが現状です。そのため、何万名もの従業員を抱える大規模事業所の社会保険業務において、SATO は正確かつ迅速な代行サービスを強みにしています。

多くの社労士事務所と対極の位置でサービスを提供されているのですね。創業時から大規模事業所を対象にされていたのでしょうか。

六本木さん： もともとは北海道を拠点としていましたが、2003 年の社労士法改正に伴い、法人化に合わせて他の事務所と同様に東京への進出を考えました。しかし、新たに参入した東京で新規にお客様を獲得することは簡単ではありませんでした。そのような状況の中、日本の外資系の大規模事業所の中には、社会保険手続のアウトソースを検討しているところがあることが分かり、我々も大規模事業所の業務を受託できる体制と設備の構築に取り掛かりました。

大企業ならではのご要望などもあるのでしょうか。

六本木さん： そうですね。大企業の皆さまは、早くからセキュリティを非常に重視されていましたので、代行業務だけでなく高度なセキュリティ要件にも対応することが必須でした。そのため、SATO ではクライアントの要望に応えるためにセキュリティ設備を充実させ、セキュリティレベルを向上させました。豊富なノウハウや実績はもちろんですが、このセキュリティ対策も大企業のクライアントに安心してご契約いただける理由の 1つになっています。

保険証発送業務の価値の1つ “いかに短時間で処理をするか”

保険証発送センターの業務概要を教えてください。

市岡さん： 保険証発送センターでは、SATOの社会保険手続き代行によって発行されたすべての健康保険証を、被保険者である従業員の自宅に発送する業務を一括して行っています。
具体的な流れとしては、SATOで社会保険手続きを代行すると、健康保険組合から健康保険証が発行されて、保険証発送センターに届きます。健康保険証に記載された情報をSATOのデータベースに登録して、既にデータベースに保有している住所情報などと突合せて、従業員の自宅に個別に発送するといった作業を行っています。健康保険証は毎日午前中に届くので、届いたその日の午後に発送作業を始め、翌日のお昼には郵便局から発送するといったスピード感で対応しています。
また、最近は発行した健康保険証を事業主以外に送らないという健康保険組合もありますが、その場合は、健康保険組合から事業主を経由して保険証発送センターに郵送していただくなど、クライアントのご要件に合わせて柔軟に対応しています。

作業時間短縮のためにCREO-OCRを導入

保険証発送センターを立ち上げた経緯を教えてください。

市岡さん： 以前は、健康保険証の発送業務を我々の各業務処理拠点で個別に行っていました。しかし、クライアントが加入している健康保険組合の多くは東京に拠点を持っているため、東京から札幌オフィスや沖縄オフィスなどの遠隔地に健康保険証が送られると、各拠点への到着までに飛行機で2日かかってしまいます。さらに、従業員が東京にお住まいの場合、オフィスから従業員の自宅への配送にも2日かかってしまいます。各オフィスでの作業時間も考慮すると、健康保険証が健康保険組合から発行されて、従業員が受け取るまでに約1週間かかってしまいます。
クライアントの従業員の中には1日でも早く健康保険証を受け取りたいという方も多くいらっしゃいますので、サービスレベル向上のために、保険証発送センターを設立し、健康保険証の発送業務を集約することにしました。
これにより、健康保険組合が健康保険証を発行してからSATOを経由して従業員の自宅に届くまでの期間を2～3日短縮することができます。さらに、作業効率向上のために、保険証発送センターの設立と同時に OCR の導入も検討しました。

いかに短い時間で処理をするかということが価値の1つなのですね。

市岡さん：そうですね。「保険証が届くのはまだですか」という問い合わせはすごく多いです。例えば、転職された直後に、お子さんを病院に行かせなきゃいけないだとか、歯医者に通院中だとか、早く健康保険証が欲しいという方はいらっしゃいますね。
六本木さん：いろいろな事情を抱えた人がいます。「健康保険証を一日でも早く欲しい」というご要望にお応えできるように、作業時間短縮の徹底は必須です。

CREO-OCRの選定について

CREO-OCR を選定いただいた理由を教えてください。

市岡さん： 初めに、3 社ほどの OCR サービスについて比較検討を行いました。その中で金額と精度を確認し、最もコストパフォーマンスが良かったのがクレオ社の「CREO-OCR」でした。
OCR の導入目的は、保険証発送センターの業務効率化ですので、比較条件は健康保険証1枚につき10項目程度あるテキストの正確な読み取りが可能であることでした。CREO-OCR はこの条件を満たし、価格とのバランスも適切でした。さらに、1カ月ほどのトライアル利用で問題なく機能したため、そのまま継続して利用しています。

導入について

毎日何枚くらいの健康保険証の読み取りをされているのでしょうか。

鈴木さん： 200枚くらいです。入社が多い4月は、1日に600枚読み取ることもあります。

毎日40種、200枚もの健康保険証発送業務は何名で行っているのでしょうか。

鈴木さん： 私とパートの時短勤務の方を含めて5名です。ほぼ毎日CREO-OCRを利用しています。

ご利用プランを教えてください。

市岡さん： ベーシックプランで、月額30,000円（税別）です。

※撮影用にダミーの健康保険証を使用しています。

導入効果

CREO-OCR を利用してどのようなメリットがあったのか、教えてください。

市岡さん： 導入前は、データ入力作業を含めた保険証 1枚あたりの発送業務時間が5分程度でした。導入後はデータ入力作業時間が短縮され、1枚あたり3分程度で発送業務を完了できるようになりました。
作業時間の短縮も重要ですが、ミスや修正といった処理を減らす効果もあります。特に外国人従業員の名前の読み込みや入力データのチェック作業が大幅に楽になりました。

外資系企業の中には、従業員のうち 8 割から 9 割が外国人であることも珍しくありません。特に、通信や IT系の企業は外国人従業員の比率が高いです。外国人従業員の名前はカタカナ表記であり、馴染みのない名前が多いため、手作業での入力やデータのチェックは非常に困難です。しかし、CREO-OCR の導入により、これらの作業をデジタル化し、効率的に進めることができるようになりました。これは作業効率向上の大きな要素となっています。

SATO社会保険労務士法人のその他のサービス

SATO社会保険労務士法人は様々なサービスを提供しています。本事例の保険証発送センターに加えて、最近リリースされた中で特に人気の2つのサービスをご紹介します。1つ目は電子署名を使用する「36SIGN」です。そしてもう1つは顧問契約料が不要な「無料 de 顧問」です。